Krisenkommunikationsplan: das wertvolle und vernachlässigte Konzept in der Schublade
Der Krisenkommunikationsplan ist ein meist über längeren Zeitraum verborgener Schatz. Wenn man einen hat!
Worauf Sie bei der Ausarbeitung eines Handbuchs achten sollten und warum sich der Aufwand lohnt.
Das Wort „Krise“ wird ja derzeit überstrapaziert und kann viel Unterschiedliches auslösen: Es kann einen runterziehen, lähmen oder auch anfachen und anspornen, etwas Neues auszuprobieren. In Unternehmen und Organisationen ist es in Krisenzeiten besonders entscheidend, schnell und zuverlässig zu kommunizieren.
Wie sind die Unternehmen für diese herausfordernde Aufgabe aufgestellt?
Es scheint ein jetzt ein guter Zeitpunkt einmal genauer hinzusehen. Die Ergebnisse einer Umfrage zur Mitarbeiterkommunikation zeigen deutlichen Handlungsbedarf.
In einer Kurzumfrage bei Unternehmen im deutschsprachigen Raum vom April 2020 gaben rund zwei Drittel der Befragten (67%) an, dass kein schriftliches Konzept für die interne Krisenkommunikation vorliegt. Nur ein Fünftel (21%) von jenen mit schriftlichem Krisenplan für die Mitarbeiterkommunikation bestätigte, dass dieser tatsächlich up-to-date ist. (Quelle: Studie interne Krisenkommunikation / Staffbase)
Jetzt ist also eine gute Zeit, sich an die Arbeit zu machen. Das heißt, Konzepte und Pläne erstellen oder auf den neuesten Stand bringen, damit sie für den Fall des Falles in der Schublade griffbereit liegen. Auch bei der Krisenkommunikation gilt: Innen beginnen!
Was sind die wesentlichen Bestandteile eines Handbuchs für die interne Krisenkommunikation?
- Kontaktdaten aller Verantwortlichen
- Kanäle festlegen, über welche die Mitarbeitende erreicht werden können.
- Strukturierte Kommunikationsketten definieren, damit die Reihenfolge der Kommunikationsverantwortung von innen nach außen
( Mitarbeiter*innen > Kund*innen, Partner*innen, Stakeholder*innen > Öffentlichkeit) gewährleistet wird. - mögliche Krisenszenarien ausarbeiten
- vorbereitete Vorlagen: Checklisten, Q&As und Textbausteine (gemäß definierter Szenarien)
- ggf. Richtlinien für Mitarbeitende: z.B. Social Media
- Notfall-Equipment (Arbeitsplätze, Sicherungskopien, Basidaten …)
Wie bringen wir den Krisenplan up-to-date?
- laufende Dokumentation & aktive Nachbearbeitung
- Evaluierung
- Feedback einholen
- aus Fehlern lernen (lessons learned!)
- neuerliche Nachbearbeitung: Ergänzungen, neue Erkenntnisse einarbeiten
- fixe Termine für regelmäßige Updates festlegen und in die Jahresplanung aufnehmen
Klare und zuverlässige Kommunikation in Krisenzeiten wirkt Unsicherheit und Ängsten in der Belegschaft entgegen.
Gute Vorbereitung, aktive interne Kommunikation in Kombination mit empathischer Vorgehensweise als Arbeitgeber sind eine wahre Schatzkiste für Ihre Arbeitgebermarke.
Sie wollen jetzt ihr Unternehmen krisenfester machen, auch in turbulenten Zeiten gut informierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und dabei als Arbeitgeber überzeugen?
Dann machen wir uns gemeinsam an die Arbeit – setzen wir das jetzt um!